לטיול בית ספר חשוב להכין מראש מספר תלמידים ומלווים, שעות יציאה וחזרה, מסלול ועצירות.

יש לציין במפורש שמדובר בהסעת תלמידים כדי שניתן יהיה להתאים את הרכב והנהג לדרישות הרלוונטיות.

כדאי להשאיר מרווח זמן סביר לשינויים במסלול ולוודא מראש מי איש הקשר ביום הנסיעה.